ビジネス英会話 ビジネス英語とは

ビジネス英会話 ビジネス英語とは

英会話を習得しようとする人のうち、仕事で必要になる場面が想定されている人は非常に多く、また日本人が苦手意識を強くもっている分野でもあるため、習得にはしっかりと勉強する必要があるといえます。

ビジネスの英語は日常会話とは違い、言い間違いを許容できる範囲が極限られています。

何気ない世間話なら問題ないでしょうが、重要な交渉のテーブルで発注の単位を言い間違えてしまった聞き間違えてしまった、では言い訳ができません。

しかしまた、決まった文句、定型文が数多く存在するため、一度慣れてしまえば日常会話ほどの会話のバリエーションはなく、応用はし易いのではないでしょうか。

豊富なビジネスのコミュニケーションを英語でおこなうことができるようになるまで、

戸惑う場面もあるかもしれません。

日本との感覚の差に迷ってなにも発言できなくなってしまうと、グローバルなビジネスの世界ではただ存在しないのと同じ状況となってしまいます。

スマートに英語をつかいこなしていけるようにネイティブ英会話の習得をおすすめします。

ネイティブではない講師について勉強をすると、その発音や言い回しの癖がローカライズされてしまい、正確なものではなくなってしまう可能性があるためです。

 

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プレゼンテーション

日本と欧米で一番違う文化のひとつとしてディベート教育が挙げられることがあります。

プレゼンテーションに苦手意識を持つ人は多いようです。

英語でのプレゼンテーションは、初めてであればだいぶプレッシャーも強くのしかかることでしょう。ただし全てを言葉で伝えなければならないわけではなく、プレゼン資料にもあなたのフレーズを伝える役割を助けてもらうことができます。

プレゼンテーションで重要なのは、印象強く伝えることになります。

・Am I clear now?
・Let me move on to my next point.
・Please take a look at this chart.
・Thank you for your listening.
・That’s all I have today.

これらの表現は、プレゼンでは定形文句として常用されます。

ひとつひとつ、あなたの提案に対して理解を深めてもらう作業になるのですから、

聞きやすい言葉、印象深い言葉を選ぶようにしましょう。

なにも流暢で、複雑な英語力を持たなければならないわけではありません。

孫正義さんの英語スピーチはよく、シンプルでわかりやすいと評価されています。

彼も特別専門的な語彙を用いているわけではないのです。

人にメッセージを伝える核心を捉えているからこそ、平易な語彙力でもじゅうぶんに魅力的なプレゼンテーションをおこなうことができるようになるのです。

 

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会議(コンファレンス、ミーティング)

会議の流れも日本と欧米でそう大きくかわるものではありません。

冒頭にagendaという議題が示されます。プロジェクトのキックオフミーティングなど、顔合わせの意味合いが強い場合は名刺交換や自己紹介を行います。

積極的な発言をしなければ信頼されないのは日本と欧米の会議の違いかもしれません。

 

会議で使用されるフレーズにはどのようなものがあるでしょうか。

Let’s get down to business 「では議題に入ります」

I know  「わかりました」

That’s an interesting question 「大変良い質問です」

I have a suggestion 「提案があります」

I’ve got an idea 「思いつきました」

Could I have your input on this? 「あなたの意見を伺えますか?」

いかがでしょうか。

ビジネス英会話と日常英会話の違いを大きく感じるのはこのような会議の場面かもしれませんね。特に、海外に赴任するような場合は海外の会議に参加することが多いです。また、国内の企業に過ごしていても、skypeを始めとするオンラインコミュニケーションツールが発達したことでいつでも海外の会議スペースとあなたのPCがつながるのです。いつ訪れるかわからない会議で必要な英語力をいまのうちから身につけましょう。

 

 

レポート(報告書)

報告書のルールは日本とも大きな差はありません。目的に対して簡潔に、正確に記述することが重要です。

一般的な構成は「Executive Summary(要約:特にページ数が多い場合)」

「Introduction(報告書の目的)」「Analysis(問題点の提起や資料の分析)」最後に「Conclusion(結論)」となっているそうです。

サマリーは全ての報告書が完成したあとに書くことが多いでしょう。

ページ数が多いようなレポートでは特に必須ですが、相手にまず概要を把握してもらうことで本旨を伝えやすくします。

目的にあたるイントロダクションでは、報告書の作成目的や、問題の分析、要点を記載します。英語の目的を表す部分では、「 The purpose of this report is to…」といった形式でスタートします。

分析部分はレポートの主要部分です。ここでは事実、正確性が一番重要です。最後結論部分では、事実を踏まえた自分の主観を述べます。

日本と海外の違いで意外に思われるかもしれませんが、

24時間表記はあまり行いません。そのため、am/pmの表記は必ずつけるようにします。また、数字の単位も大きいものは10-milionなどのように単位を書くほうが簡潔で見やすい場合があります。

いずれの場合も、簡潔でみやすいページや文章にするということが重要なのです。

ビジネスのEメール

ビジネスの文章ではルールやマナーが多く存在します。ただし、ビジネスのEメールはカジュアルでもよいとされていることがあります。

もし海外のサービスや通販サービスを使用したことがあったら、問合せメールにいきなり「Hi,」なんて出だしで始まって驚いたりしませんか?

親しい間柄であったり、社内のコミュニケーションではこのような出だしでも問題なくコミュニケーションすることができます。

少し形式ばった表現では、

Dear,Suzuki、といった出だしであったり、Mr Suzuki,といったような表現で記述を進めます。

 

冒頭の挨拶のあとは相手への日頃の感謝を一文述べ、本文は短く簡潔に記載します。

もし長いメールの内容になるようでしたら冒頭に概要・要約を記載しましょう。

 

Eメールはいまでも世界中のビジネスコミュニケーションの基本です。

これさえあれば新しい商談を生むことだってじゅうぶんに可能なのです。

ただ、基本的なマナーを踏まえて書かなければ、相手にとっては交渉に足らぬ相手と思われてしまうかもしれません。ビジネスチャンスを活かせるように最低限度のビジネス英会話マナーは習得しておく必要があります。とくに、ネイティブとして母国語英語を話せる人物に習う等の工夫が有効になるでしょう。

紹介

このページでは紹介について話します。

紹介?とあまりピンと来ない方も多いかもしれませんが、欧米ではつねにクリアな説明が求められます。

自分についてであれば、どこの人間で役割はなんなのか、

自社の製品であれば、メリットは何で相手にどうしてほしいのか、

相手にとって適切な形で紹介することが求められるのです。

 

例文(セナアカデミーWEBSITEより)

本日は新製品のサイクロン掃除機のカタログをお持ちしました。
今回の製品は吸引力がアップし、本体のサイズも前バージョンにくらべて20%小さくなっています。

I brought a new catalog of our new product “Cyclone Vacuum” today.
This version is developed a sucking power and a body size is 20% smaller than an old version.

 

いかがでしょうか?

なんだかテレビショッピングの一コマを想像するような会話ですが、ビジネスも基本構造は一緒です。

いかに短く簡潔に自分の目的と相手へのベネフィットを伝えられるかが重要なのです。

 

ビジネスでは自社の製品やサービスの紹介は必須事項である上、値段や取引条件の交渉の土台としてこれができなければ交渉もできません。

来客者への対応

オフィスに取引先や求職者が訪ねてきたら。お客様を迎えることも会社のイメージを損なわないために失敗は許されません。電話と違うのは、面と向かったコミュニケーションであるため、多少の表現の間違いやフレーズ語彙の乏しさは視覚的なコミュニケーションでカバーすることができます。

お客様に対してポジティブな印象で出迎えてあげることが重要です。

 

海外のビジネスでは、本題の前に雑談をすることが多いようです。

お客様がいらっしゃったときには、場が和む話題を用意できるとよいでしょう。

もしあなたが日本人だということがメリットになるのであれば、日本人だから話せることを伝えてあげると良いのではないでしょうか。もし相手が日本にはじめて来訪されているなら尚更のことです。

 

お出迎えにも様々な状況が想定されます。

あなたが直接商談で迎えるのかもしれませんし、誰かを呼ばなければならないかもしれません。代表的な表現からいくつかを紹介します。

 

Mr.Suzuki is expecting you. 「鈴木がお待ちしております。」

社内の担当者の名前を伝え迎えましょう。

 

Thank you for coming. 「お越しいただきありがとうございます」

 

Please follow me. 「こちらへどうぞ」

 

どうでしょう?実際に対応している場面がイメージできましたでしょうか?

 

 

電話対応

あなたが電話の対応をもとめられたら非常に重要な機会です。

相手のイントネーションは様々で聞き取りにくい場合もほとんど。

音声だけで相手の雰囲気も察しにくい電話の会話は非常に難しいうえに重要な局面となります。

よくわからないまま取次をしてしまうことはさけなければなりません。

相手の会話が早い場合は遠慮せずに「Would you please to speak slowly?」とお願いしましょう。また、聞き取りをした後も「May I make sure your point?」と用件の確認をおこないましょう。

 

thank you for calling 「お世話になっております」

how can I help you? 「どのようなご用件でしょうか?」

could I have your name? 「お名前をいただけますか?」

Mr tanaka is busy right now. 「田中はいま別の電話にでています」

This is he 「私です」

 

このあたりの表現は電話でもよく使用するでしょうね。

また、受けるだけではなくこちらから掛けることもあるでしょう。

 

This is Ichiro Suzui of ABC. 「ABC社の鈴木一郎と申します」

May I talk to Mr.Susuki 「鈴木さんいらっしゃいますか?」

Do you have just a minute? 「いまお時間少々よろしいですか?」

 

あなたの職場がビジネスらしくあればあるほど、日々の均一なコミュニケーションが求められ、表現の差も多くはないでしょう。ただしその分慎重に正確に対応せねばなりません。

電話は非常に難しいが、その分定型的な表現で多くの用件の対応が可能であるため是非とりくんでほしい内容です。

職場のコミュニケーション

なにも英語のコミュニケーションは社外に限りません。海外支社に突然赴任を言い渡されたら?自己紹介から業務の受け渡しまでそつなくこなしていきましょう。

日本人的な感覚で代表的な職場内フレーズは「おはようございます」と「お疲れ様でした」でしょう。「お疲れ様でした」に該当する英語フレーズは無いと言われています。See you tomorrow, などがそれに近いものでしょうか。会社に出社した際も、Hi, Hello,という表現でじゅうぶんです。

ネイティブの会話では、あまり重複するオウム表現はこのまれません。

Hi と挨拶されたらHello 逆なら逆で返します。

 

仕事をスタートするとき、日本では「よろしくお願いします!」なんて元気よく発声して業務に取り掛かりますよね。実はこれも日本独特の言い回しです。英語で近い表現は、

Let’s give it our best today. となるでしょうか。

Let’s work hard today. なんていう表現もあります。

 

業務では様々な言い回しが求められますので、ニュアンスの違いに最初は戸惑うことでしょう。特にネイティブでは簡潔な言い回しが多く求められます。

 

「それはどういう意味?具体的にいうと?」こんなフレーズもネイティブ英語の世界では、

「specifucally?」なんて一言になってしまうんですよ。

ビジネス英語のクッションフレーズ

日本語には関係性を表す独特の表現があります。それは、敬語・謙譲語・丁寧語に代表されるもので、よく英語にはこれらがなく、上下関係が非常にフランクだと思われることがありそれは正しくもありますが、気をつけなくてはならないのは、日常会話とビジネスの会話は異なるのだということです。至極当然のことですが、ビジネスにはビジネスのマナーが存在するのです。

固く考えることではなく、例えば日本でも「お世話になります」「以上、ご確認ください。」など、仕事で多用する不レーズがありますよね?同じようにビジネス英語でもそういうものがあるのだということです。

代表的なものをいくつかピックアップしましょう。

 

We are pleased to~

This is to~

これらにinformなどを用いて、「お知らせします」などという意味になります。

 

with all due respect.

これは日本語でいうところの「お言葉を返すようですが」というフレーズに該当します。

丁寧に反論する場合に使用します。

 

Take some time to~

日本のメールでは「誠にお手数をおかけいたしますが~」この表現を多用します。

似たような表現を使用したいと思ったらこのフレーズを使用しましょう。

いくばくかの時間を取らせてしまいますが、といった意味合いでしょうか。